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生产循环审计经验总结

lrxljxty     2019-11-07          青芒

像财务审计、销售审计、采购审计这种审计在内控指引上有一些指南性的介绍,而对于生产这一块基本上是没有的。那到底生产审计审计哪些东西,是不是就是CPA审计上的生产审计。确实CPA审计上的生产审计有借鉴之处,但是做内审做的还是需要更为细致。

概述

生产审计的内容可以分生产排程、材料领用、生产投产、成本核算、废品管理等很多方面,这个需要和ISO质量管理体系相结合。



一、基础知识入门


1.1 生产计划

    生产订单是生管人员在安排的,生产计划安排得好不好关系到3个部门,销售部门、仓库采购部门、生产部门。

    销售部门需要做下个月的FCST,也就是下个月的销售预测,生产部门是按照FCST安排了生产,但是实际上客户的采购需求没这么多。因为销售订单的变更的时限不确定,就容易导致中途客户变更需求,但是生产这边无法及时处理,导致库存呆滞,也就是多生产了。没有客户的采购订单,仓库部门就不能出货给对方。

    采购是根据生产计划来安排采购或者说进料,合理的安全库存。有些公司一旦生产线开动就无法停下来。有些公司的ERP是和客户那边是共享的,系统会根据设置的生产计划以及安全库存自动下采购订单给供应商。

    公司机器设备的产能与工人,本身工人只能12PCS/小时,你安排生产24PCS/小时,肯定是交不了货。硬是要交货,那只能降低产品质量。比如本来的合格率是80%,为了赶进度,合格率。因为工人不是机器,人会有疲劳,即使是再熟练的工人


1.2 生产领料

    车间会根据生产计划或者生产指令去领料,领料的时候会填写领料单,领料单有3联,一联是车间的,一联是仓库的,另外一联是财务的。除了生产时候的领料,还有返工或者维修时候的领料。如果让生产部门自行来领往往容易造成多领料,比如一次就把今后2-3天的量都领走。因为生产部门主要责任就是把产品定时生产出来,这样对于材料的管控就不是很好。就需要进行限额领料,限额领料是针对用料品种比较固定而又需要多次领用的物料。

    有人会说这怎么可能,我们工厂都是三班倒的,所以生产车间自己要有个小仓库。但是往往是因为有了车间小仓库,就真实反映生产异常情况,生产过程质量异常多是由来料不良和批次差异、设备异常、车间人为等原因造成,否则成本差异会越来越大,造成管理失控。取消车间小仓库,生产再出现质量异常需要再投料,只有去公司仓库领料,填写超额领料单,对生产过程就有了监督和控制。

    当发现材料质量有问题、用途变更或者余料的时候,需要退还给仓库。


1.3 返工或者报废

    材料领回来之后,生产部门根据生产工艺安排生产。生产过程中会因为材料以及工人经验不足等原因造成产品的返工或者报废。返工就是还修修还能用,不能修了就报废。还有一种是返修,返修往往指的是产品卖出去之后返回车间修理。

    材料原因造成的返工,需要与供应商进行沟通。大多数进料质检往往是抽样,有时就是一个外观的验收,部分来料不良就是在产线发现的。

    除了报废的材料,另外还有生产中的下脚料或者边角料。边角料是产线工人收集,并计入边角料备查本,之后转交给仓库保管,有时会有废品或者边角料仓。当存到一定的时候,仓库会向公司经理申报,最后采购部负责变卖。有的公司在出售的时候,还需要由财务或者审计现场监督,一是看地磅的计量是否准确,另外一块是正常商品混入到废旧品中。至于销售价格这一块,目前大多是包月的,也就是一个月多少钱的这种,类似于仓库的废旧包装箱出售。

    像服装、家纺企业,往往会有二等品,产品有瑕疵,但是不影响使用。对于二等品,除了内部消化外,还有一个手段就是促销了,所以当我们在购买东西的时候,遇到商品促销还真得涨个心眼。


1.4 设备维护或者机电维修

    生产设备的维护与一般的办公用品的维护不一样,因为往往维修的零配件的单价比较高。所以往往会采取以旧换新、化整为零以及及时维修的措施。因为生产线上出事情,不太可能我把废旧零件取下来维修,维修好了再按上。往往第一时间需要解决的是,所以更换上新的零配件,而更换下来的零件则进行维修,无法维修的则直接报废处置。这里还会涉及到废旧零件的变卖。这个就会存货的报废处置差不多了。

    化整为零,就是维修领用需要按照最小的计量单位进行领用,登记的时候也是需要最小的计量单位。

    当然设备维修还会涉及到维修的工具。工具就很多了,比如液压机、移动维修工具车、振动诊断仪套件、万用表等等。往往是每个机电员工有一套维修工具,另外还有一套是公用的工具。个人工具如果损坏需要赔偿,正常损耗则报废。当然机电工具的采购也是审计的方向,因为我们平时在做常规审计的时候,往往把重点放在物料以及设备这一块,机电工具以及零配件的购买基本上很少。


1.5 成本核算

    一个产品的成本涉及到材料、人工以及制造费用,材料和人工涉及到定额,比如人工工时的定额、材料消耗的定额,而制造费用主要是分摊标准或者费用归集的标准。

    内审实务中对于产品的生产成本核算这一块的准确性并不多,更多的在于材料人工的浪费或者无效率。


1.6 验收入库

    产品生产出来之后并非直接进入到仓库内,而是需要先经过包装车间。包装车间对产品进行外观的验收,之后放到待检区域,等质检结果出来后封箱,然后质检员贴品质标志。

    关于质检,其实在生产制造企业分三块,分别为来料检验、生产质检以及出库质检。生产质检有三块内容,生产余料质检、半成品质检、以及产成品质检。对于生产质检来说,工艺变更前后的质检标准是否及时得到了更新,这也是值得关注的地方。


1.7 生产安全

    生产安全涉及到上岗培训以、特种设备的持证上岗,还有日常的巡视,需要每日巡视并形成安全巡视的记录。当然除了这些安全之外还有一些比如防盗防火灾的安全措施。比如要求定期进行消防设施的有效期检查,另外还有做一些消防演习之类的。


1.8 外协加工

    当公司的产能已经达到极限的时候,会选择外协加工生产。外协加工生产与直接购置的最大区别就是外协加工的材料不是外协商直接购买的而是公司购买后,发给外协商的。如果连材料都是外协商购买的,那么就是购买了。当然有时,因为购买设备贵或者公司本身不具备相关能力,外协加工有时也有外协加工工序的。

    外协加工商有些是不具备外协加工能力的,有可能就是转包给其他加工商。这个就和供应商管理差不多,我们需要到企业信用信息公示系统查询http://gsxt.saic.gov.cn/。当然我们也可以直接查供应商提供的四证,在工商营业执照上有他的经营范围。

    外协加工在系统上是通过虚拟库实现的,比如从原料库移入外协库(虚拟库),入库操作为外协出库,该出库是一种移库操作,同时系统产生一张会计凭证,将原材料变成委托加工物资。

    外协加工还会有一个合理的损耗率,这个和在自家生产的损耗率差不多。对于外协商在合理损耗率内有奖励,超过部分则需要供应商自行承担。如果是计量单位相同的,这种损耗很容易确定。计量单位不统一,这种损耗就没办法核算了。比如仓库发出去的是重量单位,但是外协加工返给我们的则是件。

    因为外协加工的产品可能不符合合同或者外协加工需求,那么会产生一定的赔偿,比如赔偿金额不退余料、减免加工费、退余料以及赔偿金额。当然对于外协加工还有一种叫让步接收,就是不扣你钱了,我全收了。

    


二、审计思路与案例


2.1 生产计划

    所需资料:生产工单或者生产排程表、产品库龄分析表;

    审计思路:访谈生产车间人员、分析产品库龄分析表;

    常见审计发现:由于生产计划编制不好导致缺料;由于未确定客户需求的最终节点,导致产品呆滞(也就是说截止到某时间点后,客户是不能再提需求或者变更);

    审计风险提示:这个审计属于系统化的咨询,因为要解决生产排程不准需要关注很多内容,比如物料,设备,人力预估。真的要把这一块进行改善,需要和采购、生产车间以及销售这一块共同来处理。


2.2 生产领料

    所需资料:领料单、生产工单;

    审计思路:检查生产工单与实际领料单的差异;观察生产现场观察余料堆放的情况;

    常见审计发现:标准生产成本编制不合理导致实际领用差异过大;生产余料未退还;由于最小计量单位限制导致合并领料且生产混合使用,导致账实不符;超标准领料未审批。


2.3 返工与报废

    所需资料:边角料变卖收入凭证、返工领料单;

    审计思路:在车间现场观察边角料处理的情况;

    常见审计发现:边角料被挪用或者处置报价偏低。


2.4 机电维修

    所需资料:零配件台账、废旧配件变卖、维修申请单与维修记录;

    审计思路:根据零配件台账现场盘点零配件;询问机电人员废旧配件的去向,通过市场询价了解废旧零配件的维修价格;对维修的申请与记录进行分析,是否存在同一个设备多次维修且时间间隔很短,向车间工人询问近期是否有维修;

    常见审计发现:维修工具盘亏;废旧零配件盘亏;私自购买维修工具及零配件且价格高于市场;伪造虚假的维修记录,虚报费用。


2.5 成本核算

    所需资料:会计凭证;

    审计思路:到生产现场查看是否存在浪费以及无效率的情况;观察生产车间的设备,是否存在产能闲置的情况;

    常见审计发现:生产浪费;产能闲置仍外包;虚增利润。


2.6 验收入库

    所需资料:验收入库单、质检报告、质检申请单;

    审计思路:检查质检标准尤其是生产工艺变更后的检测标准;向一线工人了解是否存在在制品或者半成品的关键工序未经质检即进入下一道工序的情况;检查计量器具是否精准;

    常见审计发现:缺少二等品与正常商品的划分依据;产品质检比率过低;计量器具不准确;

    审计风险提示:关于质量这一块,完全可以做一个专项审计,从进料、生产、成品出库、委外4个模块来进行。


2.7 生产安全

    所需资料:消防设备、安全巡查日志、消防演练记录、上岗培训记录;

    审计思路:检查生产车间的消防;到监控室观察摄像头监控的区域;检查上岗培训记录;

    常见审计发现:消防设备失效;监控存在盲区;车间人员上岗未培训;特种设备人员未持证;

    审计风险提示:当对新租的仓库进行安全审计的时候,千万要注意消防设备的检查记录可能是上一任租户留下的,所以审计的时间应该从房屋租赁开始,不要盲目给人家套套子。


2.8 外协加工

    所需资料:外协加工商清单、加工费支付凭证、验收入库单;

    审计思路:检查加工同一类产品的;现场盘点在外协商处的物料,尤其是指加工一道工序的,;现场观察外协商的实际产能或者与车间工人简单了解;检查加工费支付凭证;检查验收入库单,对于质检不合格,但是仍让步接收的,分析其原因;

    常见审计发现:外协物料被挪用;外协商不具备加工能力存在转包;外协加工异常损耗未扣费用;存在未经授权的让步接收。


3 案例:虚构搬运费实为销售回扣

    审计人员在对一家公司的生产进行例行审计,发现有一笔装卸费合计金额XX元,所附的发票为代票。而其他同类型的子公司则没有这笔费用,怀疑是车间巧立名目搞福利。与财务沟通,财务的解释是给同一线生产工人的搬运费。而这不符合常规的逻辑。审计人员进一步与工人了解,实际其并没有搬运什么东西而且也未收到相关收入。财务经理让审计人员去找分公司总经理。总经理解释为销售回扣,因为是回扣,所以用了代票。而按照公司规定,这种私下未经授权的操作是不可以的。


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