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管理费用的明细科目设置及税会处理风险

佚名     2020-01-06          青芒

在会计实务工作中,管理费用是一个最为财务人员熟悉的科目。无论单位的规模大小、所处行业,都一定会涉及到管理费用这个科目。管理费用在会计上核算较为简单,但在会计核算中也存在一些误区,在税会处理方面存在着一定的风险。

一、定义和分类

管理费用是企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各种费用。管理费用的发生主体为企业的行政管理部门,这一点将管理费用和制造费用、销售费用予以区别。管理费用主要包括管理人员薪酬以及三项费用、差旅费、办公费、由行政管理部门使用的各项固定资产折旧及修理费用、行政管理部门使用的低值易耗品摊销、企业董事会发生的日常开支、咨询费、中介机构费用、诉讼费、业务招待费、会议费、租赁费等。

通常来说,企业的管理费用可以分为三大类。第一类为付现费用,主要为业务招待费、审计评估费、咨询费、差旅费、诉讼费等。第二类为摊销费用,主要为固定资产折旧费、低值易耗品摊销费、长期待摊费用摊销、无形资产摊销费等;第三类为预提费用,主要为企业计提的管理人员职工薪酬及三项费用以及预提的各项费用等。第二、三类费用通常可称为非付现费用。

二、会计核算中的常见误区

误区一:企业的日常经营管理活动产生的费用均为管理费用。

只有行政管理部门发生的为日常经营管理活动产生的费用,才可以作为管理费用核算。在企业销售商品和材料、提供劳务的过程中发生的各种费用,作为销售费用核算,包括企业在销售商品过程中发生的保险费、包装费、展览费和广告费、商品维修费、预计产品质量保证损失、运输费、装卸费等以及为销售本企业商品而专设的销售机构(含销售网点,售后服务网点等) 的职工薪酬、业务招待费、折旧费等经营费用。企业为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用作为制造费用核算,包括企业生产车间发生的水电费、固定资产折旧、无形资产摊销、管理人员的职工薪酬、劳动保护费、国家规定的有关环保费用、季节性和修理期间的停工损失等。上述费用的发生尽管也与生产经营活动有关,但并非为行政管理部门发生的,因此不作为管理费用核算。


误区二:无法归类为销售费用和制造费用的均作为管理费用;

在实务中,不少财务人员认为除了销售费用和制造费用外的支出,均可作为管理费用核算。实际上我们还需要注意一点,只有与生产经营有直接关系的支出。,才可以在管理费用中核算。如果是与生产经营没有直接关系的支出,应该在营业外支出中核算。与经营管理直接相关原因造成的支出,计入管理费用,与经营管理无关的意外原因造成的非常损失计入营业外支出。二者都是计入了当期损益,但管理费用属于期间费用,在发生的当期就计入当期的损失或是利益。营业外支出是指企业发生的与日常生产经营活动无直接关系的各项支出。包括非流动资产处置损失、非货币性资产交换损失、债务重组损失、公益性捐赠支出、非常损失、盘亏损失等。前者影响的是营业利润和利润总额,后者则只影响利润总额而不影响营业利润。

误区三:科目设置应严格按照会计制度的披露要求,不能人为地增加或减少科目设置。


会计科目的设置必须适应会计对象的特点、符合经济管理的特点。设置会计科目必须统一性与灵活性相结合。管理费用科目的设置,应该结合企业的生产经营的特点灵活设置会计科目,确保满足管理的需要。通常来说,占比较高的费用应单独设置,如:职工薪酬、固定资产折旧费用等。根据经验判断其数额波动性较大的也应单独设置项目。金额较为固定以及金额较小的,可以合并设置综合性栏目。


三、会计处理的风险

管理费用在会计处理中存在的风险主要包括:公司的毛利率较高,但是利润率却很低,可能意味着管理费用占比过高,费用归类合理性存疑;管理费用占比过低,则提示公司存在账外账的风险;管理费用月度之间,本年与上年之间存在较大的异常的波动,缺少合理的理由;费用不作分类均列入管理费用,不利于对费用进行归集和分析,如:车间生产人员的工资列入生产成本,车间管理人员的工资列入制造费用,生产人员和车间管理人员的社保福利费用均列入管理费用;部分项目的费用金额较大,未单独设置科目,全部归类为其他费用核算中,不利于费用的分析;费用核算存在人为跨期,未按照权责发生制,准确归类为相应的期间。


四、税务处理中的风险

1.与收入无直接相关的费用支出不可以税前扣除

《中华人民共和国企业所得税法》规定,企业实际发生的与取得收入有关的合理的支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。因此,并非企业中发生的费用支出都直接可以税前扣除,只有与收入直接相关的支出才可以税前扣除。费用的发生,只有能够直接产生企业的经济利益的流入,才属于与企业收入相关的支出。判断是否能够直接产生企业经济利益的流入要从费用发生的来源与过程出发,从业务实质来判断费用的相关性。例如,在企业生产经营过程中发生的办公用品费用,属于与企业产生经营收入相关的直接费用。如果是单位的法人因为个人原因发生诉讼案件而产生的诉讼费用,或者是个人消费发生的休闲费用等,其形成的来源和过程不能直接与企业产生收入相关,则不能在税前予以扣除。

2.资本化的支出不可以税前扣除

企业发生的支出分为费用性支出和资本化支出。费用性支出在符合税前扣除的条件时可以在税前扣除,如符合条件的业务招待费、办公用品费用等。资本化支出通常是指单位发生、其效益可涵盖于两个或两个以上会计年度的各项支出,包括构成固定资产、无形资产、递延资产的支出。资本化的支出,即使列入到管理费用中核算,也不能直接进行税前扣除。例如,企业购入的电脑,打印机,汽车等支出,应该分期在税前进行扣除。


3.管理费用中的职工薪酬支出不是无条件可以扣除

职工薪酬是指企业为获得职工提供的服务或解除劳动关系而给予各种形式的报酬或补偿。具体包括: 短期薪酬、离职后福利、辞退福利和其他长期职工福利。企业提供给职工配偶、子女受赡养人、已故员工遗属及其他受益人等的福利,也属于职工薪酬。

在实务中最为常见的职工薪酬为员工按月发放的工资。但工资,并非全部无条件的可以税前扣除。只有合理的职工薪酬支出才可以税前扣除。一般情况下,合理的职工薪酬支出的掌握原则是:企业对职工薪酬制定了较为规范且符合地方及行业水平的制度;企业在支付职工薪酬时履行了个人所得税代扣代交的义务;合理地发放职工薪酬,不以减少或偷逃税款为目的;职工薪酬的调整有序地进行,符合单位发展的客观情况。

除了工资之外,管理费用中的职工薪酬还包括社保、商业保险、职工教育经费、职工福利费等。这些支出也需要遵循一定的扣除标准。

企业依照国务院有关主管部门或者省级人民政府规定的范围和标准,为职工缴纳的基本养老保险费用、基本医疗保险费,失业保险费,工伤保险费,生育保险费等,基本社会保险费和住房公积金准予税前扣除。超出部分则不得税前扣除。企业根据国家有关政策规定,为在本企业任职或者受雇的全体员工支付的补充养老保险,补充医疗保险,分别在不超过职工工资总额5%标准内的部分,在计算应纳税所得额时准予扣除。企业年金属于补充养老保险的范围,对年金的纳税调整应当按照补充养老保险的标准进行。


职工教育培训经费的列支范围,主要包括岗位培训,专业技术人员的继续教育等支出。企业职工参加社会上的学历教育,以及个人未取得学位而参加的在职教育,所需费用应由个人承担,不应作为职工教育培训经费,在税前扣除。。

企业实际发生的职工福利费,在工资薪金总额的14%以内的部分允许税前扣除。职工福利费主要包括:集体福利部门的设备设施,及维修保养费用和福利部门工作人员的工资薪金,社会保险费,住房公积金,劳务费等,职工供养,直系亲属的医疗补贴,供暖费补贴,职工防暑降温费,职工困难补贴,救济费,职工食堂经费补贴,职工交通补贴等。按照其他规定发生的其他职工福利费,包括丧葬补助费,抚恤费,安家费,探亲假路费等。职工福利费的支出,应注意,在合理的列支范围内,按限额进行税前扣除。

4.差旅费列支中容易存在的税收风险

关于差旅费的税前列支。并非取得真实、合法的费用凭证即可税前扣除。

《企业财务通则》(财政部令第41号)第46条规定,企业不得承担属于个人的,下列支出中的第1项就是娱乐,健身,旅游,招待,购物,馈赠等支出。一般情况下,企业的差旅费的合理性的确认,应当要有相应的证据材料予以佐证。如出差人员的姓名,地点,时间,任务,支付票据凭证等,只有这些资料齐全,才能证明其业务真实,并准予在计算应纳税所得额时扣除。如果在某公司记载的差旅费支出中,所附的凭证大多数为各旅行社或酒店开具的发票,涉及国外差旅费的部分所付的凭证,为酒店出具的确认单和发票。旅行社开具的发票虽然是真实合法的,但所附的合同条款内容都是某人到某地承担交通费,游览参观费,食宿费,无法证明与企业取得的收入有关。涉及国外差旅费的部分,虽然取得了当地酒店的发票,但是酒店确认单上的人员姓名不是企业在职员工。酒店出具的发票,虽然都是真实的发票,但是金额超过10万元以上的发票,开具时间大多在法定节假日,除了发票之外,也没有其他的任何有效的凭证。因此,如果单位将与企业经营无关,但因取得了真实合法的发票,财务入账时直接在管理费用的差旅费中作了列支,不仅可能面临补缴企业所得税的处罚,同时还可能因未履行个人所得税代扣代缴的义务而处罚。

5.业务招待费的扣除应有一定的条件

通常情况下,业务招待费用的具体范围为(1)因生产经营需要而宴请或工作餐的开支;(2)因企业生产经营需要赠送纪念品的开支;(3)因企业生产经营需要而发生的景点参观费和及其他费用的开支;(4)因企业生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费开支。一般来讲,外购礼品用于赠送的,应作为业务招待费,但如果礼品是纳税人自行生产或经过委托加工,对企业的形象、产品有标记及宣传作用的,也可作为业务宣传费。同时要严格区分给客户的回扣、贿赂等非法支出,对此不能作为业务招待费而应直接作纳税调整。业务招待费仅限于与企业生产经营活动有关的招待支出,与企业生产经营活动无关的职工福利、职工奖励、为企业销售产品而产生的佣金、以及支付给个人的劳务支出都不得列支招待费。


另外还需要注意的是,业务招待费用扣除的计算基数一般是年度的主营业务收入、其他业务收入和视同销售收入三部分。企业利用外购商品、礼品和土特产或利用自己生产的产品来送人时的增值税要分自产货物和外购货物分别进行处理。公司将自产的货物作为礼品赠人时应该视同销售缴纳增值税,购进该自产货物时相应的进项税也可以抵扣。如果赠人的是外购货物,其购进货物的进项税不得从销项税额中抵扣。如果购进时已经抵扣,则在礼品赠人时将已抵扣的进项税进行转出。企业利用外购商品、礼品和土特产或利用自己生产的产品来送人时,要依法扣缴个人所得税和按照视同销售进行企业所得税的年度纳税申报。


6.开办费的扣除应遵循扣除的规定

在一般情况下,企业发生的开办费可以选择在开始经营之日,当年一次性扣除,也可以按照从开始生产经营之日起,按照不低于三年的时间均匀摊销。但摊销办法,一经选定不得改变。需要注意的是,开办费中的业务招待费,广告费,业务宣传费,必须按照一定的比例扣除。还需要注意的是,要注意地方性的规定。江苏规定,对2008年1月1日以后发生的开办费金额,在50万元以下的可以一次性扣除50万元以上的,在不短于三年的期限内均匀扣除。,2008年1月1日以前未摊销完的开办费,未摊销金额在50万元以下的,可以一次性扣除50万元以上的,按照三年减去已摊销年限后的剩余年限均匀扣除。

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