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中原大化的招议标管理模式

佚名     2019-01-23          夏的誓言

   多年来,河南煤化集团中原大化公司(简称中原大化)按照公开、公平、公正,诚信双赢,择优定标,性价比最优的原则,探索出了“012345招议标管理模式”,既满足了公司生产经营需要,又大大降低了物资采购及工程、维修成本,把好了“三道关”,提高了公司经济效益,为公司扭亏转型做出了积极贡献。
    0:指遵章守纪理念,即零违章、零违纪;
    1:指围绕一个中心,即一切招议标活动以服务生产经营为中心,全心全意服务生产经营;
    2:指分两类程序管理,即规定限额以上招议标走普通程序,限额以下招议标走简易程序;
    3:指把好“三道关”,即入围关、评委关、现场述标关;
    4:指整个招议标过程“四部曲”,即交流考察推荐、申请审批、开评标、推荐结果审批;
    5:指招议标申请审批五联审,即使用单位、申请单位、招标办、纪检监察审计部、公司领导联合审查。

一、按照权力制衡原则,建立相互监督、相互制约的招议标管理架构
    2010年,中原大化公司系统建立了由公司招议标领导小组、使用单位、采购(工程)部门、招标办、纪检监察审计部、财务部、评标委员会等管理组织之间权力相互监督、相互制约的招议标管理架构。具体如下:
1.使用单位对入围供应商(承包商)有否决权
    使用单位作为产品的最终使用者对入围供应商(承包商)的选择拥有较大的发言权,有权推荐合格的招议标供应商(承包商)。公司规定只有使用单位对入围供应商(承包商)签字认可后,采购(工程)部门方能启动招议标申请审批程序,直接监督、制约了采购(工程)部门的权力。
    在开评标过程中,由使用单位负责对各投标人的技术水平、质量水平进行排名,退还投标人履约保证金和支付质保金时,也必须由使用单位对履约质量签字确认方可进行,有力保证了产品和工程质量。对使用单位反映产品有重大质量问题的供应商(承包商),直接从公司合格供应商(承包商)库中清除,以后永远不得被邀请参与公司招议标,保证了供应商(承包商)质量。
2.采购(工程、机动)部门负责服务招议标、落实招议标结果
    采购(工程)部门拥有物资采购和工程管理权,但以什么价格采购谁的产品、由谁施工必须通过招议标程序确定。采购(工程、机动)部门作为招议标申请的主办部门,立足高效服务生产经营,根据批准的计划,通过与使用单位有效沟通,负责拟入围投标供应商(承包商)的汇总、初审、上报;负责组织对招议标项目进行充分的前期技术论证、市场调研、厂家考察、用户咨询、相关资料审核等准备工作;负责供应商库、承包商库的建设、更新工作;负责招议标文件的拟定;负责向招标办报送招议标文件、申请等;负责发招标公告或向合格(潜在)投标人发投标邀请函、发售标书、接收投标书并登记;负责中标通知书的发放;负责合同的组织签订与履行。
3.评标委员会负责推荐中标候选人
    评标委员会作为开评标的评审机构,肩负着推荐合格中标候选人的重任。其成员除公司领导和招标办、招议标申请单位、使用单位、财务部的评委由该部门指定外,其他经济、技术专家全部由招标办在纪检监督人员的监督下随机抽取产生,评委不得与投标人私下接触,在开标前也不知道具体是什么项目、什么人投标,保证了评标的客观、公正性。评标委员会在听取投标人述标后,阅标、询标推荐出合格的第一、第二中标候选人。推荐结果,由招标办、纪检监察审计部共同报公司招议标领导小组审批。
    评审委员会评标的原则是公开、公平、公正和诚实信用,优质优价,择优定标;诚信双赢,维护公司及供应商双方正当权益;按质量、服务、价格的顺序优先选择供应商(承包商)的原则,追求性价比最优。
4.招标办负责组织招议标
    招标办作为招议标的业务管理部门,承担着拟入围供应商(承包商)的审核,招议标申请、招标文件的审核,评委的抽取,开评标会议的组织,招议标结果的报批,评委库的建设、更新,供应商的年度评审等工作。
5.纪检监察审计部负责全程监督
    作为监督部门,负责对拟入围供应商(承包商)资质审查、开评标、结果报批等招议标过程进行全面监督,及时查处、纠正违规违纪行为。
6.财务部负责费用收支
    负责两费一金(标书费、招标会务费、投标保证金)的收取、使用,做到收支两条线,专款专用。
7.招议标领导小组负责结果审批
    作为招议标最高权力机构,负责招议标申请及结果的审批;负责对内对外重大事项的协调、审批或上报工作。
    通过各招议标管理机构之间的协调运作,及权力的相互监督、制约,做到了所有经济活动均通过招议标决定,做到了“谈判不决策,决策不谈判”。 认真落实了“公平、公开、公正、比质比价、质量优先、同质择廉、同价择优”原则。避免了暗箱操作和“个人标”、“感情标”、“关系标”的出现。

二、大力倡导遵章守纪零理念,堂堂正正做人,认认真真做事
1.规范制度
    中原大化相继制订了《招议标管理办法》、《供应商(承包商)管理办法》、《招议标评委库管理办法》、《关于收取招议标相关费用的管理规定》、《招议标流程》、《议标流程》、《招议标工作纪律》等一系列配套制度,保证了公司招议标管理的程序化、制度化、规范化。
    为保证制度的执行,公司采用不同形式进行宣贯,做到了应知尽知。各管理机构自觉按制度办事,并通过前后道工序之间的相互监督制约,及纪检监察审计监督部门的专门监督、中原大化论坛等舆论监督和群众监督等形式,做到了尽职尽责,恪尽职守,保证了整个招议标工作完全按制度、按程序运行。自2010年11月以来,没有发生一起违章招议标事件,做到了零违章。
2.廉政防腐
    招标办为工作人员在廉洁方面约法三章,即管紧自己的嘴:不该说的话不说,不该吃的不吃;管住自己的手:不该拿的东西不拿,不该要的东西不要;管好自己的腿:不该去的地方不去,不该进的场所不进。对其他参加招议标的人员,通过在开评标会上宣讲招议标纪律及专门培训、纪检监察审计部门监督、投标单位监督、群众监督等形式,做到警示常在,内化于心。

三、摆正位置,突出服务,全心全意服务生产经营
    在制度设计上,中原大化力求最大限度地摆正程序与效率、程序与公开公平公正的辩证关系,既不能为了程序而牺牲效率,也不能为了效率不要程序,而是要紧紧围绕服务生产经营这个中心,精准把握招议标过程关键节点进行控制。以 “抓规范、降成本、促效益”和“简便、快捷、有效”为目标简化流程,规范管理,并专门规定 “生产经营应急议标经业务分管副总同意后可先行组织议标,但应在5日内补办手续”。既简化了招议标流程,提高了效率,又实现了规范管理,做到了简便、快捷、有效。

四、分门别类,两条腿走路
    中原大化根据金额大小、重要程度、复杂程度等标准对项目分两类管理,即20万元以上的物资采购与安装工程、10万元以上的土建及设备维修等必须走招标程序,其他一般事项走议标程序。
    招标程序属普通程序,必须经过五联审才能启动招标程序,然后抽取评委组成评标委员会评审,形成推荐意见,然后报公司业务分管副总审阅,总经理审批后确定中标单位,程序相对复杂。而议标属简易程序,仅需招标办审核即可启动议标程序,然后由招标办组织纪检监察审计部、招议标申请单位、使用单位、财务部门指定代表评议后拿出推荐意见,报公司业务分管领导审批后执行,程序相对简单,可以随来随议,简便易行。

五、严把三道关,确保公开、公平、公正
1.把好入围关
    中原大化要求每个招议标项目,严格执行入围供应商、承包商的推荐制度,并规定同一档次的入围供应商(承包商)原则上至少应推荐三家,做到货比三家。各单位推荐的入围供应商、承包商,只有按规定程序经过招议标申请单位、使用单位、招标办、纪检监察审计部、分管领导、招议标主管领导依次审核批准方可邀请其参加投标,加入供应商、承包商库。
    各有关部门在对入围供应商、承包商的资质审查中,各负其责,严格把关,对手续不全、资质不符合要求的单位一律不准入围,把好了入围关。确保了每个较大的项目都能邀请到国内一流、二流供应商、承包商同台竞标,公开、公平、公正竞争,保证了采购产品、承包工程的质量,同时通过厂商、承包商之间的竞争降低了采购、承包价格,实现了产品、工程高性能与低价位。
    为保证在库供应商、承包商的质量,通过建立供应商、承包商评审机制,对其实行了动态管理。具体做法是每年由招标办组织招议标申请单位、监督部门、使用单位、财务部等单位联合对供应商库、承包商库中的供应商、承包商从质量水平、交货(工)能力、价格水平、技术水平、售后服务、企业文化、现有合作状况、财务状况等八个方面进行综合评价,对不合格供应商、承包商坚决清理出库;同时对新增供应商按审批程序审批后方可入库,形成了具有一定竞争能力的供应商、承包商队伍。
2.把好评审关
    公司在本企业内部挑选了一大批具有良好职业道德、熟悉法律法规、在专业领域享有较高声誉的专业技术人员,建立了由138人组成的评标专家库。在进行物资、工程、设备维修等招议标时,根据需要从中挑选部分专家参与招议标活动。
    中原大化抽取专家评委的做法是,当公司需要招议标采购物资、发包工程时,在距招议标活动开始前的24小时内,由招标办在纪检监察审计部监督人员的监督下从专家库中随机抽取专家评委。专家名单一经确定,只告知专家评委评标的内容、专业、时间和地点,但不告知评标项目及投标人名称。
    评标专家实行记名制,在充分分析比较各投标单位综合情况的基础上,按照一人一票制的办法,由评标专家按照质量、服务、价格的先后顺序综合判断后,分别投票选择投标单位,按得票多少决定第一、第二中标候选单位,每个评标专家在投票表上还必须签名,以明确责任。整个开评标过程由纪检监察人员全程参加现场监督。推荐结果由招标办在纪检监察人员的监督下统计汇总密封,然后由招标办、纪检监察人员一块儿上报公司招议标领导小组审批。同时,建立评标专家考核制度,对存在违规违纪行为的,取消其评标专家资格。
3.把好澄清关
    所有限额以上招议标全部实行投标单位现场述标,介绍各自的标书响应情况和主要业绩,对评委提出的技术与商务问题进行现场澄清等,为双方提供了相互监督、交流的平台。这样既可以增强投标单位对中原大化标书发放、标书接收、开标过程的公开监督,又便于双方对有关技术问题、商务问题的集中、快速澄清。同时还可以营造现场同台公平竞争的紧张气氛,增强投标单位的竞争压力,使中原大化争取到合理的低价成为可能。

六、按照权力制衡原则,共同参与招议标进程
    按照职责分工,使用单位、采购(工程)部门、评标委员会、招标办、纪检监察审计部、财务部、招议标领导小组在整个招议标进程中各负其责,各司其职,共同参与,保证了招议标的质量。
1.第一阶段:交流、考察、推荐
    中原大化规定重大项目启动招议标程序前必须进行技术交流与考察,然后根据交流、考察情况由使用单位、技术部门、招议标申请等推荐合格入围供应商(承包商)。对推荐工作贯彻“谁推荐谁负责”的原则,确保了入围供应商(承包商)的质量。    
2.第二阶段:申请审批
    招标文件起草完毕、入围供应商(承包商)初定后,开始进入招议标申请审批环节。招标申请单位须填写《招议标申请审批表》,连同招标文件、入围供应商(承包商)推荐表、入围供应商(承包商)资格审查汇总表一并交使用单位、招议标申请单位、招标办、纪检监察审计部、公司业务分管领导、公司招议标分管领导审批,分口审查计划获批情况、入围供应商(承包商)情况、招标形式、招标文件内容等,通过联审,保证了招议标质量。
3.第三阶段:开评标
    按照事前约定的开标时间,在纪检监察审计部的监督下,由招标办在公司评委库中抽取专家评委,组成评标委员会。评委会根据投标单位的标书及澄清情况,采用记名推荐、一人一票的原则,由每位评委按照招标文件规定的评标办法独立评标,推荐出合格的第一中标候选人和第二中标候选人。
4.第四阶段:结果审批
    评委会推荐出第一中标候选人、第二中标候选人后,推荐结果先报公司业务分管领导审核,然后报总经理审批。审批原则上应当确定第一中标候选人为中标人。第一中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同的,可以确定第二中标候选人为中标人,并视情况没收违约人的投标保证金。
结果审批后,招标办制作中标通知书,由招议标申请单位通知投标单位,与中标人签订正式的技术协议和商务合同。

七、招议标申请审批五联审,从源头上保证招议标质量
    招议标申请获批必须按先后顺序分别由使用单位、招议标申请单位、招标办、纪检监察审计部、公司领导(包括业务分管领导、招议标分管领导)审核同意方可启动招议标程序。具体分工如下:
    使用单位主要负责审查入围供应商(承包商)技术、质量水平,享有一票否决权,没有该单位的签字,后边的审查不能进行。
    招议标申请单位负责根据获批计划填写申请审批表、入围供应商(承包商)的资格初审、起草招标文件。
    招标办对计划来源、入围供应商(承包商)的推荐与资格、招标文件、两费一金等进行全面审查。
    纪检监察审计部负责对入围供应商(承包商)的资质进行审查。
    公司领导负责从宏观角度对有关资料全面审核。

八、过程记录表格化,简单明了,一目了然
    中原大化招议标工作全面实现表格化管理,即入围供应商推荐、资格初审汇总、招议标申请审批、招标文件、开评标过程、中标通知书领取等做到表格全覆盖,关键节点重要信息通过表格一目了然,避免了文章化表述的弊端,大大降低了劳动强度,提高了工作效率。■


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