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物业公司财务核查思路及审计程序设计

佚名     2019-03-20          青芒

2018年2月1日,南都物业(603506)力压碧桂园物业,成为我国首家登陆A股的物业公司,在此之前,不乏彩生活、中海物业、中奥到家等多家知名物业公司纷纷赴港上市。物业管理是一个特殊的行业类别,其财务与业务特点鲜明,且显著区别于其他服务业企业。


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物业公司的业务模式及财务特征

物业管理服务主要是指接受房地产开发企业或业主委托,对物业管理区域进行秩序维护、环境保洁、工程维修、绿化养护及与物业管理相关的服务。因此物业公司主要有两类客户——开发商(法人)、业主(自然人)

物业管理行业服务模式主要包括包干制和酬金制两种,包干制指的是业主向物业服务企业支付固定物业服务费用,盈余或者亏损均由物业服务企业享有或承担的物业服务计费方式,而酬金制指的是在预收的物业服务资金中按约定比例或者约定数额提取酬金,支付给物业管理企业,其余全部用于物业服务合同约定的支出,结余或者不足均由业主享有或者承担的物业服务计费方式。实务中,大多数物业公司都采用包干制的服务模式,或者以包干制为主,兼有少数酬金制服务。

除基础的物业服务外,物业公司的业务范围还通常包括增值服务(如家政服务、私人绿化服务、室内维修服务等)、咨询顾问服务(一般以开发商、承建商为主要客户群体)、协销/案场服务等。

物业公司所处行业为轻资产行业,流动资产占资产总额比例较高(通常可以达到80%甚至90%以上),流动资产中占比较高的两项资产一般都是货币资金与应收账款。部分住宅业主采用现金方式缴纳物业费,这也是物业管理行业特有的高频现金交易特征。

负债构成也以流动负债为主,通常占比较高的两个报表项目为预收账款(在新收入准则中将主要体现为合同负债)和其他应付款,这也是由物业行业结算方式特征决定的——业务预缴物业管理费较多,导致预收账款余额较大;物管公司代收代付水电费的业务模式导致其他应付款余额较高。

可比同行业上市公司数据显示,物业公司的综合毛利率平均在20%-30%之间,主营业务成本按成本明细划分,占比最高的为人工成本。

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代收代付水、电、暖气费

由物业公司代水电暖供应企业向业主收取、并代业主向水电暖供应企业支付水电暖气费,此为行业普遍特征,即所谓的“代收代付水电暖气费业务模式”,属于物业服务的延伸服务。代收代付水电暖气费的问题,无论从业务规范角度,还是审计核查角度,都应引起足够的重视。

首先,代收代付模式的应具有恰当的权利来源,即物业公司应与供水、供暖、供电单位签署相关的委托合同。

其次,中介机构需核实定价及代收过程是否公开透明。关于代收代付模式,通常有两种收费情形——溢价收费和平价收费,目前水、电、热价格均属于可查询的当地政府统一定价,审计人员可通过代收代付费用收取及缴纳凭证核查,比对相应地区政府规定计费标准,来确认物业公司各小区代收代付水电暖业务是否均基于物价局定价标准价格溢价或平价收取水电暖费用。如果经识别被审计物业公司存在溢价收费的情况,应核实该溢价收费行为及定价方式是否符合当地物价管理的相关规定。

第三,原则上物业公司对于代收代付的款项应单独设置明细科目,代收的水电暖气费款项应在当月或次月初与水电暖气供应公司进行结算和缴付,金额核算清晰,物业公司代收的款项仅在公司做短暂留存。虽然《物业管理企业财务管理规定》、《物业管理条例》、《物业服务收费管理办法》等物业相关法律法规未对代收代付账户需与公司账户独立及受第三方监管做出相关规定,但如从严规范,建议物业公司应单独开设银行账户,将对代收代付水电暖气费进行独立核算,不与公司自有资金混同

第四,代收代付的会计处理。公司收到按照物价局规定的居民收费标准收取的水电暖费时计入其他应付款,向供水供电供暖公司上缴费用时冲减其他应付款,代收代付过程中不进行收入成本确认。

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关联方及关联交易的识别

与其他行业相比,物业公司的关联方及关联交易的识别显得更为重要。近年来,虽然由于存量市场的发展,给物业管理公司带来了独立面对市场的新的发展机遇,但不可否认的是,大部分物业公司仍在业务和运营上依附于从事房地产开发业务的关联企业。因此,要求审计人员应对物业公司潜在的关联关系识别保持高度谨慎的态度。

实务中,依附于关联开发商的物业公司,较少采用银行等外部融资方式,而直接通过关联方资金无偿拆借实现资金周转。对于关联方资金拆借的解决方式,我们在往期文章中也做过较为清晰的解读:即补签协议+补计算利息+补提增值税。其中是否一定要补计算利息,要取决于审计业务类型,在现行A股证监会审核环境下,基于避免被审计单位与关联方之间利益输送的考虑,必须进行利息费用的补计提。如果是一般的非公众公司的审计业务,可以不计算利息,但需注意,资金占用费所产生的增值税纳税义务不因利息豁免而消除。

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物业公司业务合同的取得过程

核心要点:合同的签署是否需要通过招投标程序,如需要,公司取得项目、签订合同的途径和方式是否履行招投标程序,是否合法合规。

审计人员可比照《物业管理条例》等规则,通过核查涉及必须招投标程序业务的重大合同、投标文件、中标通知书等材料,来确认公司签署的相关合同均经过了公开招标、公司竞标、评审、确定中标等法定程序后方完成签署,保证公司取得项目、签订合同的途径和方式合法合规,不会对持续经营造成不利影响。

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劳务用工及社保

物业服务企业越来越多地通过将基础业务外包,利用专业服务公司提供的优质低价服务,实现专业化、集约化管理,降低企业经营成本的同时,提升专业服务水平。外包环节主要涉及环境清洁、绿化养护、电梯/消防设备/弱电设施维修保养等方面。此外,较多物业公司还存在大量的劳务派遣(如保安人员、保洁人员等)、非全日制用工行为。

对于劳务派遣问题,需关注以下要点:一、劳务派遣人数存在10%的比例上限,超过10%需调整用工方案,2年内降到合理区间;二、需核实被审计单位合作的劳务派遣公司是否具备经营劳务派遣资质;三、查阅劳务派遣合同的签订及履行情况,劳务派遣人员的工资、社保公积金的结算方式;四、应对物业公司劳务派遣是否可能对生产经营稳定性作出谨慎判断。

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收入确认方式及实质性分析程序

物业公司收入确认原则相对明确,即在相关劳务发生时确认收入,但要注意区分按月提供物业服务还是按次提供物业服务。业主若预交物业费,则公司按业主预交金额开具发票并确认预收账款,同时根据交款期限分摊至各个月份,将归属于当月的物业费确认为营业收入并结转预收账款。后交费用一般针对大业主或者办公商业等部分小业主,物业公司可根据合同约定金额暂估确认收入。

相对于其他行业,物业公司由于可获取的外部可比数据、以及分析参数较为丰富,因此可选择的收入实质性分析程序较多。例如,可根据年度中国物业服务百强企业研究报告统计数据,查询统计不同省、直辖市、自治区的多层住宅、高层住宅、办公物业等类别的收费区间,用于对比被审计单位当期物业收入水平变化以及是否符合行业收费标准。再如,可纵向比较不同会计期间在管物业面积、收费物业面积指标的变化情况,通过物业单价匡算营业收入变动的合理性。

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货币资金内部控制制度

前面我们提到,物业公司的特点是存在高频率的现金收款,且货币资金规模在总资产中占比较高。审计人员应高度重视物业公司现金管理制度的制定及执行情况,设计合理的内控测试程序,以及恰当的样本量选取,对现金收款入账的及时性、完整性从内控角度进行有效评价。同时,还应重点关注公司每日库存现金是否超过开户行对公司设定的额度、收取现金是否及时缴存银行、是否存在坐支、是否存在个人卡收付款,以及采取何种制度防范店员占用或挪用公司资金。

此外,对于现金收款问题,不妨合理建议被审计单位引导业主通过微信、支付宝对公收费账户进行费用支付。要求工作人员收费时优先推荐业主使用微信、支付宝、转账等方式开展收费工作,每月定期对现金使用比例进行检查,逐月降低现金使用比例。

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